Política de privacidad

El responsable del tratamiento de los datos que Fotia trata para fines propios es Fotia (support@fotia.events). Para cualquier cuestión de privacidad: support@fotia.events.

Los roles dependen de los datos:

• Datos de las cuentas, seguridad, denuncias y estadísticas del sitio: el responsable es Fotia.
• Datos de un evento (listas de invitados y entradas en Gate, fotografías en Gallery, sitios y respuestas de los invitados en Weddings): el responsable es quien crea y gestiona el evento — el organizador, el fotógrafo, la wedding planner o los novios. Fotia trata estos datos por su cuenta, como encargado del tratamiento (art. 28 RGPD), solo para que el servicio funcione.
• Las secciones de los módulos indican, para cada uno, qué datos corresponden a qué rol.

• Cuenta: nombre, email, teléfono (opcional), contraseña (conservada solo cifrada), estado de verificación del email, aceptación de los Términos y, si formas parte de una, tu rol en una organización o en un evento.
• Aceptación de las Condiciones de Gate: para el owner de una organización, la versión aceptada, la fecha y la hora. Sirven para probar la aceptación.
• Seguridad: dirección IP y datos técnicos de la solicitud (navegador, sistema operativo, tipo de dispositivo), usados para limitar abusos y proteger las subidas.
• Registros de errores: descripción técnica del error y, si el error afecta a un usuario, su identificador o su email. Los errores graves generan un aviso interno con los mismos datos.
• Denuncias (Ley de Servicios Digitales): email de quien denuncia, nombre (opcional), dirección IP, su relación con el contenido, descripción y categoría de la denuncia.
• Solicitudes de contacto desde las páginas de presentación: nombre, email, mensaje y dirección IP, reenviados por email a Fotia.
• Estadísticas de visitas: Vercel Web Analytics cuenta las visitas por página con procedencia, país, tipo de dispositivo y navegador, sin cookies y sin identificar a los visitantes.
• Visualizaciones de patrocinadores: un contador numérico, anónimo y agregado, sin cookies.

Fotia no elabora perfiles con fines comerciales, no vende los datos, ni los usa para publicidad o para entrenar sistemas de inteligencia artificial.

• Prestar el servicio a quien tiene cuenta (creación y gestión de la cuenta, funciones de los módulos): ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD).
• Probar la aceptación de las Condiciones y defenderse ante reclamaciones: interés legítimo de Fotia (art. 6.1.f).
• Seguridad, prevención de abusos y diagnóstico de errores: interés legítimo de Fotia en proteger el servicio y a sus usuarios (art. 6.1.f).
• Gestionar las denuncias y otras obligaciones legales: obligación legal (art. 6.1.c), en particular la Ley de Servicios Digitales.
• Responder a las solicitudes de contacto: medidas precontractuales solicitadas por el interesado (art. 6.1.b).
• Estadísticas anónimas: interés legítimo en entender qué páginas son útiles (art. 6.1.f); los datos no identifican a nadie.

Fotia recurre a estos proveedores, designados encargados del tratamiento (art. 28 RGPD):

• Supabase: base de datos y autenticación. Datos en la Unión Europea.
• Cloudflare: almacenamiento de fotografías y archivos, red de distribución y protección frente a ataques. Fotografías y archivos almacenados en la Unión Europea.
• Vercel: alojamiento de la aplicación y estadísticas de visitas. Empresa con sede en Estados Unidos.
• Resend: envío de emails. Empresa con sede en Estados Unidos; envío desde infraestructura en la Unión Europea.
• Upstash: límites antiabuso (direcciones IP, durante pocos minutos). Datos en la Unión Europea.
• Telegram: avisos técnicos internos sobre errores graves, que pueden contener el email del usuario afectado. Empresa con sede fuera de la Unión Europea.

Fotia comunica los cambios de esta lista actualizando la política.

La base de datos, las fotografías y los archivos se conservan en la Unión Europea. Algunos proveedores (Vercel, Resend, Telegram) tienen sede fuera de la Unión Europea, y los datos que pasan por sus servicios pueden tratarse fuera de la Unión. Estas transferencias se realizan solo con las garantías de los arts. 44 y siguientes del RGPD: una decisión de adecuación (como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para las empresas certificadas) o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

• Cuenta: hasta que se cierra. Al cerrarla se eliminan la cuenta y los datos de los eventos de los que el usuario es responsable.
• Aceptaciones de las Condiciones de Gate: mientras exista la organización.
• Direcciones IP de las subidas y de quien denuncia: se eliminan automáticamente a los 30 días.
• Registros de errores: se eliminan automáticamente a los 30 días.
• Registro de las acciones administrativas (quién cambió el estado de un evento, de una organización, de una galería o de una denuncia, y los derechos, el email y la verificación de una cuenta): se borra automáticamente a los 12 meses. Conserva solo los campos modificados, no los contenidos.
• Denuncias y registro de las acciones de moderación: durante el tiempo exigido por la Ley de Servicios Digitales y para la defensa de derechos en juicio.
• Solicitudes de contacto: durante el tiempo necesario para gestionar la solicitud y la eventual relación que surja.
• Invitaciones a un equipo no aceptadas: el enlace caduca a los 7 días.

Los plazos de los datos de los eventos están en las secciones de los módulos.

Fotia adopta medidas técnicas y organizativas adecuadas (art. 32 RGPD), entre ellas:

• acceso a los datos separado por rol, aplicado por la base de datos: cada uno ve solo lo que le corresponde;
• contraseñas y códigos de acceso de galerías y álbumes conservados solo cifrados;
• invitaciones y QR basados en identificadores aleatorios no predecibles;
• comunicaciones cifradas, límites antiabuso y registro de los eventos relevantes para la seguridad;
• eliminaciones automáticas según los plazos de esta política.

Puedes solicitar el acceso a tus datos, su rectificación, supresión, la limitación del tratamiento, oponerte al tratamiento basado en el interés legítimo y recibirlos en un formato legible (arts. 15–22 RGPD). Cuando el tratamiento se basa en el consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento.

Escribe a support@fotia.events: respondemos en el plazo de un mes. Para los datos de un evento (por ejemplo, si estás en una lista de invitados o has respondido a una invitación de boda) el responsable es quien creó el evento: puedes dirigirte a él, o a nosotros, y le trasladaremos la solicitud prestándole la asistencia técnica necesaria.

Siempre puedes presentar una reclamación ante la autoridad italiana de protección de datos (garanteprivacy.it).

Para crear una cuenta hay que tener al menos 18 años. Las fotografías en las que aparecen menores solo pueden subirse con el consentimiento de quienes ejercen la patria potestad, que el organizador declara haber obtenido.

Fotia usa solo cookies técnicas, necesarias para el acceso y las preferencias. Los detalles están en la Política de cookies.

Fotia puede actualizar esta política si cambian el servicio o las normas. La fecha de arriba indica la última modificación; las modificaciones importantes se comunican en el sitio o en la cuenta.

El responsable de los datos introducidos en Gate es la organización que gestiona el evento. Fotia los trata por su cuenta, como encargado del tratamiento, según el acuerdo contenido en las Condiciones de Gate (artículo 8).

Cuando el organizador o uno de sus RR. PP. añade a un invitado a una lista, Fotia trata:

• el nombre del invitado (o del representante del grupo);
• el número de acompañantes y de entradas de cortesía, el tipo de lista y las posibles notas organizativas;
• quién añadió al invitado (el RR. PP. o el organizador).

Estos datos suelen referirse a personas sin cuenta en Fotia y no se recogen de ellas: es la organización, como responsable, quien debe informarlas y garantizar que la recogida es lícita. El QR que recibe el invitado es una imagen, enviada por quien gestiona la lista: muestra solo su nombre, el evento, la lista y el RR. PP.

Si el QR se envía por WhatsApp, el mensaje sale del teléfono de quien gestiona la lista: Fotia no comunica datos a WhatsApp.

Una organización puede abrir una lista a la inscripción por enlace: quien recibe el enlace se apunta solo. En este caso los datos los da el propio invitado, y Fotia trata:

• nombre, apellido y email, para reconocer la solicitud (una por noche por cada dirección de email) y enviar al invitado el QR de entrada;
• la confirmación de tener al menos 18 años, con fecha y hora;
• si el invitado lo elige, el consentimiento para recibir del organizador sus próximas noches, con fecha y hora. Es opcional y no cambia nada de la inscripción;
• el estado de la solicitud (por confirmar, por decidir, aceptada, rechazada, cancelada), quién la decidió y cuándo, y cuándo se envió el email.

El responsable es la organización que abrió la lista; Fotia trata los datos por cuenta de ella, como encargado del tratamiento. La base jurídica es la solicitud del invitado de entrar en la lista (art. 6.1.b RGPD); para las próximas noches es el consentimiento (art. 6.1.a), que se puede retirar en cualquier momento escribiendo al organizador o a support@fotia.events.

Los dos emails de la inscripción (la confirmación y el QR) los envía Fotia, a través de Resend, por cuenta de la organización. Fotia no envía emails promocionales, no usa estos datos para fines propios y no los comparte entre organizaciones.

El email de quien se apunta solo lo ven la organización y sus administradores, no los PR. Desde su enlace personal el invitado ve en qué punto está la solicitud y puede cancelarla en cualquier momento.

• Check-ins: fecha y hora de la entrada, el operador que la registró y el tipo de entrada (de pago o de cortesía). Un check-in no se modifica ni se elimina individualmente: así los recuentos siguen siendo coherentes.
• Diario de escaneos: para cada intento de escaneo en la puerta, el resultado, la hora, el operador y el invitado escaneado. Sirve solo para diagnosticar entradas no registradas por problemas de red.

De los miembros del equipo la organización ve el rol y, de los RR. PP., las cifras de su trabajo: listas, invitados aportados, entradas de pago y de cortesía, comisiones y los ingresos de listas generados, noche a noche y en la temporada. La organización usa estos datos para gestionar su equipo y calcular las comisiones; decide si mostrar a cada RR. PP. sus propias comisiones. Fotia no usa estos datos para fines propios ni los compara entre organizaciones distintas.

• Listas, invitados, check-ins y cifras de las noches: hasta que la organización elimina el evento o la organización, o su owner cierra la cuenta. Entonces se eliminan definitivamente.
• Inscripciones por enlace no aceptadas (rechazadas, canceladas o nunca confirmadas): se borran automáticamente 30 días después del último cambio y, en cualquier caso, 30 días después de la noche, aunque nadie las haya decidido.
• Inscripciones por enlace aceptadas: se quedan con el invitado en la lista, con las mismas reglas de las listas. El consentimiento para las próximas noches dura mientras exista la inscripción o hasta que el invitado lo retire.
• Diario de escaneos: se elimina automáticamente a los 90 días.
• QR en el enlace personal (quien se apunta por su cuenta): deja de mostrarse cuando la noche se cierra, a las 12 del día siguiente.

El responsable de las fotografías de un evento es quien creó la galería. Fotia las trata por su cuenta, como encargado del tratamiento. Las reglas de uso están en las Condiciones de Gallery.

• Fotografías, en su versión original y en la optimizada para la web. Las fotografías no se analizan con reconocimiento facial ni se tratan como datos biométricos.
• Metadatos de las fotos (EXIF): fecha de la toma, modelo del dispositivo y posibles coordenadas GPS. No se eliminan al subirlas y siguen visibles para quien descarga el original: quien no quiera compartirlos debe quitarlos antes de subir.
• Invitados sin cuenta: no se pide nombre ni email. Para la seguridad de las subidas Fotia trata la dirección IP y los datos técnicos del dispositivo (ver la parte común).
• Miembros y solicitudes: para quien tiene cuenta, la pertenencia a una galería, las invitaciones y las solicitudes de activación.

• Fotografías: durante el periodo previsto por el plan de la galería, de 30 a 365 días desde su creación, salvo eliminación anticipada. Al vencer, los originales, las versiones optimizadas y las exportaciones se eliminan definitivamente.
• Exportaciones (ZIP): los enlaces de descarga caducan a los 7 días.

El responsable de los contenidos de un sitio y de las respuestas de los invitados es quien creó el sitio de la boda — normalmente la wedding planner, por cuenta de los novios — que decide qué publicar y qué respuestas recoger. Fotia trata estos datos por su cuenta, como encargado del tratamiento. Cada boda tiene su propia política para los invitados, enlazada en el formulario de respuesta, con los nombres de los novios. Las reglas de uso están en las Condiciones de Weddings.

• Contenidos del sitio: los nombres de los novios, la fecha, los lugares, el programa, el alojamiento, las fotografías y, si el responsable los introduce, los datos para el regalo (por ejemplo un IBAN).
• Respuestas de los invitados: nombre y apellidos de quien responde y de los asistentes, la asistencia, quién es un niño, el menú elegido, el posible mensaje a los novios, y si la respuesta llegó desde el sitio o la introdujo la planner.
• Necesidades alimentarias: alergias, intolerancias y otras necesidades indicadas por los invitados. Son datos relativos a la salud (art. 9 RGPD): solo se recogen con el consentimiento explícito del invitado, que puede retirarse en cualquier momento.

• Un sitio solo es accesible para quien tiene su dirección, una vez publicado y activado, y no lo indexan los buscadores.
• La wedding planner responsable del sitio ve las respuestas y puede compartirlas con los novios y, en la parte necesaria, con el catering y el lugar de celebración.
• Los invitados ven los contenidos del sitio, no las respuestas de los demás.

• Necesidades alimentarias: se eliminan automáticamente 30 días después de la boda.
• Respuestas de los invitados: se eliminan automáticamente 180 días después de la boda.
• Contenidos del sitio: hasta que el responsable elimina la boda o la cuenta.